Cómo liquidar expensas paso a paso
Una guía para administradores de consorcios: del gasto con su comprobante al recibo de cada unidad, con el prorrateo explicado y lo que exige la Ley 941 en CABA.
En esta guía
Qué es la liquidación de expensas
La liquidación de expensas es el documento mensual en el que la administración de un consorcio de propiedad horizontal informa qué se gastó en el edificio, cuánto le toca pagar a cada unidad funcional y en qué estado está la cuenta de cada propietario. Es, al mismo tiempo, una boleta de cobro y una rendición de cuentas.
Las expensas se dividen en ordinarias (los gastos de funcionamiento de todos los meses: sueldos del encargado, luz y agua de espacios comunes, abono del ascensor, limpieza, seguro, honorarios de administración) y extraordinarias (obras o gastos que no son habituales, como una impermeabilización o el cambio de un ascensor, que suelen aprobarse en asamblea).
Cómo se liquida, paso a paso
- Definir el período. Normalmente es un mes calendario, con una fecha de corte (hasta qué día entran los gastos y los pagos) y una fecha de vencimiento para pagar.
- Cargar los gastos del mes, cada uno con su comprobante. Facturas de proveedores, sueldos y cargas sociales, servicios, seguros, comisiones bancarias. Un gasto sin comprobante es lo primero que observa un propietario o un auditor.
- Clasificarlos. Ordinarios o extraordinarios, por rubro, y a qué sector del edificio corresponden (por ejemplo, un gasto de cocheras que no pagan las viviendas).
- Prorratear. Repartir cada gasto entre las unidades según su coeficiente de participación (ver el punto siguiente).
- Sumar la situación de cada unidad. Saldo que traía del mes anterior, pagos recibidos en el período e intereses por mora si corresponden.
- Armar la rendición. En la Ciudad de Buenos Aires, con el contenido que exige el artículo 10 de la Ley 941.
- Revisar, aprobar y publicar. Controlar que el total repartido sea igual al total gastado y enviar a cada propietario su recibo con la liquidación del edificio.
- Cobrar y conciliar. Registrar cada pago contra el recibo correcto para que el mes siguiente arranque con los saldos bien.
Cómo se calcula lo que paga cada unidad
Cada unidad funcional tiene un porcentaje o coeficiente de participación, fijado en el reglamento de copropiedad, que indica qué parte de los gastos comunes le corresponde. La cuenta básica es:
Lo que paga una unidad = total de gastos × coeficiente de la unidad
Si el edificio gastó $1.000.000 en el mes y el 3.º B tiene un coeficiente de 2,5 %, le corresponden $25.000.
En edificios con sectores (por ejemplo, viviendas, locales y cocheras) algunos gastos se reparten solo entre las unidades del sector que los usa. Ahí la cuenta se hace en dos niveles: primero qué porcentaje del gasto le toca a cada sector y, dentro de él, la parte de cada unidad según su coeficiente.
Hay gastos que no se prorratean: los gastos particulares de una unidad (un arreglo dentro de un departamento, una llave, una multa) se le cargan íntegros a esa unidad, aunque conviene que figuren en la rendición del edificio porque salieron de la caja común.
Al repartir aparecen centavos sueltos por redondeo. La suma de lo que paga cada unidad tiene que dar exactamente el total gastado: si no cierra, la liquidación tiene un error.
Saldo anterior, pagos y punitorios
El importe final de cada recibo no es solo la expensa del mes. Se arma así:
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Saldo anterior | Lo que la unidad debía al cierre del período anterior (o el saldo a favor, si pagó de más). |
| Pagos del período | Lo que pagó entre una fecha de corte y la siguiente. |
| Punitorios | El interés por mora sobre la deuda vencida, con la tasa que fije el reglamento o la asamblea. |
| Expensa del mes | Su parte de los gastos del período, ordinarios y extraordinarios. |
Un error frecuente es "perder" el saldo a favor de quien pagó de más: si se lo lleva a cero en vez de arrastrarlo, el propietario termina pagando dos veces.
Qué tiene que mostrar la liquidación en CABA
En la Ciudad de Buenos Aires, la Ley 941 obliga a la administración a rendir cuentas con un contenido mínimo: los datos del administrador y su inscripción en el Registro Público de Administradores, el detalle de los gastos con sus proveedores, el personal del consorcio, los seguros, los juicios, el estado de las cuentas bancarias y la separación entre expensas ordinarias y extraordinarias, entre otros puntos. Además, la documentación respaldatoria tiene que estar disponible para los propietarios.
Lo explicamos punto por punto en Ley 941: qué tiene que incluir la liquidación de expensas.
Errores que terminan en reclamo
- Gastos sin factura o con una factura que no coincide con el importe liquidado.
- Coeficientes que no suman 100 % y dejan una parte del gasto sin cobrar (o la cobran de más).
- Pagos imputados a la unidad equivocada o registrados después de la fecha de corte.
- Punitorios sobre deuda que el propietario ya había pagado.
- Gastos extraordinarios mezclados con los ordinarios: cuando hay un cambio de inquilino, cada uno paga distinto.
- Rendiciones sin los datos que exige la norma: es una de las causas de sanción más comunes en Defensa al Consumidor.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la expensa de cada departamento?
Se multiplica el total de gastos comunes del período por el coeficiente o porcentaje de participación de la unidad que fija el reglamento de copropiedad. Si hay gastos que corresponden solo a un sector del edificio, se reparten únicamente entre las unidades de ese sector.
¿Qué diferencia hay entre expensas ordinarias y extraordinarias?
Las ordinarias son los gastos habituales de funcionamiento del edificio (sueldos, servicios, mantenimiento, seguro, administración). Las extraordinarias son gastos no habituales, como obras o mejoras, que normalmente se aprueban en asamblea.
¿Qué tiene que incluir la liquidación de expensas en CABA?
Según la Ley 941, además de los gastos y el importe de cada unidad, los datos del administrador y su número de RPA, proveedores, personal, seguros, juicios, estado de las cuentas bancarias, honorarios y la separación entre ordinarias y extraordinarias, con acceso a la documentación respaldatoria.
¿Se pueden liquidar las expensas con una planilla de Excel?
Se puede, pero la planilla no controla que cada gasto tenga comprobante, que los coeficientes sumen 100 % ni que la rendición esté completa. Un sistema de administración de consorcios hace esos controles y arma la rendición automáticamente.
Hacé todo esto sin planillas
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Esta guía es informativa y no reemplaza el asesoramiento legal ni contable. Las normas cambian: antes de aplicar una regla, verificá el texto vigente y lo que dispone el reglamento de copropiedad de cada edificio.